Bước 1: Mở đầu Email
-Mở đầu email ta nên chào hỏi một cách trang trọng là lịch sự sử dụng các danh xưng như: Miss, Mr, Mrs,…
-Chú ý: + khi sử dụng Miss, Mrs thì cần phải chú ý xem người nhận đã kết hôn hay chưa
+Nếu không biết người nhận giới tính nam hay nữ thì tốt nhất là bạn nên dùng danh xưng như: Madam, Sir
Ví dụ : Dear Miss Lucy/ Dear Mrs Lora/ Dear Mr Robinson/ Dear Sir/ Dear Madam,…
Bước 2: Phần Thân
-Nếu là viết email trả lời thì nên mở đầu bằng cảm ơn(thanks) như vậy thì sẽ lịch sự hơn thế nữa người nhận thư cũng sẽ cảm thấy được tôn trọng và thoải mái khi đọc email. Bạn có thể dùng cấu trúc câu sau:
Thank you/ Thank for you +….
-Trường hợp còn lại thì ta có thể mở đầu nhẹ nhàng bằng những câu chúc xã giao:
ví du: I hope you have a nice holiday (Hy vọng cô có một kỳ nghỉ tốt đẹp)
-Phần nêu lên lý do viết thư bạn có thể sử dụng cấu trúc: I am writing to + verd…hoặc I would like to…nhưng cần chú ý đây là email trang trọng nên tránh việc viết tắt.
Ví dụ: I am writing this email/ I would like to present some important points that need to be unified before launching a new product (Tôi viết email này để /Tôi muốn trình bày một số điểm quan trọng cần thống nhất trước khi đưa ra sản phẩm mới).
-Phần nội dung vấn đề nên trình bày một cách ngắn gọn , súc tích dễ hiểu.
– Phần đưa ra lời đề nghị và yêu cầu luôn đòi hỏi sự chính xác, lịch sự và rõ ràng. Bạn có thể sử dụng cấu trúc câu như sau:
We consider…and it is our intention to…Chúng tôi đã xem xét…và mong muốn được…
We are interested in…and we woud like to…Chúng tôi rất quan tâm đến…và muốn…
-Đưa ra lời xin lỗi (nếu có)
ví dụ: we are sory/reget to inform you that…(chúng tôi rất lấy làm tiếc khi phải thông báo với bạn rằng)
-Đề cập tới tệp tin đính kèm (nếu có)
ví dụ:I am sending you…as an attachment (Tôi đã đính kèm…)
Bước 3: Phần Kết
-Phần cuối cùng cùng email bạn nên dùng một số câu sau:
Let me know if you need more details (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết)
I look forward to hearing from you soon. ( Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
-Regards/ Best regards/ Kind regards.
Trân trọng.
